Paris, le 12/10/2022 – Larry Perlade, mentor auprès de l’Incubateur HEC à Station F et CEO et fondateur de NÉVA, expert du CIR depuis 27 ans, revient sur les clés et les points de vigilance pour bien intégrer le CIR et le CII à la politique R&D et innovation de l’entreprise.
 |
Préambule
La politique de R&D et d’innovation définit les moyens humains et technologiques mis en œuvre par une entreprise pour introduire de nouveaux produits et procédés sur son marché. Les travaux de recherche et d’innovation qui en découlent sont stratégiques et peuvent donner à l’entreprise un avantage concurrentiel non négligeable.
Des dispositifs rétroactifs et déclaratifs incitent les entreprises françaises à la R&D et à l’innovation et favorisent leur compétitivité à l’international. La rigueur est de mise pour s’assurer de bien répondre aux critères d’éligibilité du CIR (Crédit Impôt Recherche), du CII (Crédit Impôt Innovation) et du statut de JEI (Jeunes Entreprises Innovantes) et pour anticiper au mieux les contrôles de l’administration.
1. Bien choisir ses équipes
- Privilégier les embauches salariées
Quand elles cherchent des ressources pour leurs projets de R&D et d’innovation, beaucoup d’entreprises, a fortiori les start-ups, ont recours à des freelances spécialisés.
Ce choix s’entend parfaitement au regard de l’adéquation projet/compétences, de la souplesse offerte par les freelances et de l’absence d’engagement à long terme. Mais au regard du CIR, les entreprises se privent alors de la possibilité d’intégrer les factures des freelances dans leur assiette de CIR, et ce même si les travaux réalisés par ces derniers sont pointus et éligibles techniquement.
En effet, même si c’est juridiquement possible, dans la pratique, très peu de freelances bénéficient de l’agrément CIR ou CII délivré par l’administration, ce qui privera de fait les donneurs d’ordre d’obtenir une prise en charge de leurs travaux par le biais du CIR-CII.
- Privilégier la sous-traitance agréée CIR ou CII
Si les travaux nécessitent, malgré tout, le recours à de la sous-traitance, il est préférable de choisir un sous-traitant agréé au titre du CIR-CII. La liste des entreprises agréées est publique et disponible sur le site du Ministère de la Recherche à l’adresse : https://data.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pages/circii/?refine.annees=2021&sort=-fin
En effet, l’agrément CIR ou CII a été mis en place par l’administration pour éviter qu’un même projet de R&D ne soit pris en charge (ou financé) deux fois par le dispositif du CIR-CII. A ce titre, il régit les relations entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. L’agrément CIR ou CII interdit donc, de fait, au sous-traitant de déclarer du CIR basé sur les travaux réalisés et facturés à ses clients.
A contrario, le sous-traitant non agréé a le droit de déclarer les travaux réalisés pour le compte d’un client au titre du CIR, même s’ils ont été préalablement facturés. L’absence d’agrément privera donc le donneur d’ordre de la possibilité de déclarer du CIR-CII sur ces mêmes travaux, que son sous-traitant ait déclaré un CIR-CII ou non.
- Privilégier l’embauche de jeunes docteurs (PhD)
Dans le dispositif du CIR, l’administration fiscale veut privilégier l’emploi. Lors du recrutement, le choix du profil sera là encore déterminant. L’entreprise bénéficiera d’un calcul bien plus favorable au regard du CIR quand elle fera le choix d’embaucher un jeune docteur, plutôt qu’un ingénieur par exemple.
En effet, là où un ingénieur rapportera 100€ de CIR à l’entreprise, le calcul montre que le jeune docteur en rapportera 280.
2. Soigner en amont le formalisme des documents justificatifs
- Veiller à la bonne rédaction des contrats
Il est nécessaire de veiller à la bonne rédaction des contrats en amont, qu’il s’agisse des contrats de travail ou des contrats de sous-traitance.
En effet, l’entreprise doit mentionner (ou faire mentionner) les missions liées à la R&D ou à l’innovation, au sein même du contrat qui la lie au salarié ou au sous-traitant réalisant les travaux de R&D ou d’innovation, soit dans le contrat initial, soit par le biais d’un avenant antérieur au début des travaux.
Ces éléments permettront de montrer à l’administration, en cas de contrôle sur pièces, que l’embauche ou la mission confiée au sous-traitant s’inscrivait dès son origine dans la mise en œuvre de sa politique de R&D ou d’innovation.
- Surveiller les libellés de factures des sous-traitants agréés
Pour des raisons identiques, quand un sous-traitant facture le donneur d’ordre, ce dernier doit veiller à ce que le libellé de ces factures soit explicite et mentionne bien qu’il s’agit de travaux de R&D ou d’innovation. Les contrats et factures sont des documents presque systématiquement réclamés par l’administration lors des contrôles sur pièces.
- Appliquer scrupuleusement les règles de mise à disposition de personnel
Dans le cadre du recours à la mise à disposition de personnel (personnel facturé au sein d’entités d’un même groupe par exemple), le donneur d’ordre doit appliquer toutes les règles et contraintes sociales imposées par l’administration, et avoir en sa possession :
- L’accord écrit du salarié concerné,
- Une convention de mise à disposition entre l’entreprise prêteuse et l’entreprise utilisatrice,
- Un avenant au contrat de travail,
- La preuve de l’information et de la consultation des représentants du personnel avant toute opération de prêt de main-d’œuvre à but non lucratif.
3. Anticiper la préparation de la documentation R&D
- Ne lancer votre projet qu’après une analyse critique de l’état de l’art existant
Étape souvent négligée par les entreprises, l’analyse de l’état de l’art est pourtant l’étape indispensable à mener avant de se lancer dans des travaux de R&D.
Le principe énoncé par l’administration fiscale et le ministère de la Recherche, dans les règles d’éligibilité au CIR, est qu’une entreprise ne doit procéder à des développements de R&D, que si l’état technologique et scientifique préexistant (état de l’art) présente des manques justifiant des développements nouveaux.
Des sources existent pour établir l’état de l’art sur un sujet. Il s’agit de bibliothèques en ligne, dont les principales sont : OPSCIDIA, SCOPUS, HAL ARCHIVES, INPI-BREVETS, HAL THÈSES, RESEARCH GATE.
- Prendre des notes au fil de l’eau sur les tâches réalisées
Le CIR et le CII sont des dispositifs rétroactifs. Les entreprises déclarent en année N+1 les travaux de l’année N. Il est essentiel que les équipes de R&D et d’innovation prennent des notes sur les travaux réalisés au fil de l’eau, pour se souvenir précisément des tâches qui ont été menées.
Beaucoup d’entreprises attendent la déclaration en N+1 et la rédaction du dossier technique pour commencer à documenter et à formaliser leurs recherches. Il s’avère alors difficile d’apporter le niveau de précisions attendu, a fortiori quand une partie des personnes à l’origine des travaux ne fait plus partie des effectifs, cas fréquent des startups de la tech.
Il n’est pas suffisant d’avoir effectué des recherches pointues et éligibles au CIR. Si une entreprise n’a pas la capacité de décrire ses travaux dans son dossier technique, de manière précise, à savoir phase par phase et même tâche par tâche, le dossier peut s’avérer difficile à défendre auprès de l’administration. Rappelons que cette dernière peut venir le contrôler pendant les 3 années qui suivent la déclaration.
Il est donc prudent d’avoir en sa possession tous les éléments justificatifs nécessaires.
4. Valoriser au plus juste ses travaux de R&D et d’innovation
- Déterminer avec précision les temps passés
Il est nécessaire de déclarer avec précision les temps consacrés à la R&D et à l’innovation, sans jamais raisonner en pourcentage ni en grande masse, mais en s’efforçant de déterminer le nombre de jours précis consacré par chaque salarié aux projets éligibles.
- Veiller au bon retraitement des charges sociales
Le calcul de l’assiette du CIR-CII, défini par l’administration, impose de ne pas prendre en compte l’intégralité des coûts de personnel (salaire brut chargé au prorata temporis), mais au contraire de réaliser un retraitement précis des charges sociales en amont, consistant à écarter certains postes de charges non éligibles.
5. Particularités relatives aux exercices comptables
- Bien choisir la date de création de la structure
Lors de la création de l’entreprise, il est préférable de choisir une date de démarrage d’activité en début d’année. En effet, le statut JEI et les exonérations de charges qui en découlent s’appliquent l’année de la création et les 7 années suivantes. Cela peut représenter une différence considérable à la fin de la période si l’entreprise perd le bénéfice d’une année de statut JEI.
- Privilégier un premier exercice court avec clôture au 31/12
Au regard du CIR-CII, il est plus avantageux de clôturer un premier exercice court afin de bénéficier plus rapidement de l’encaissement du CIR de la première année, puisque les CIR-CII se calent sur les années civiles.
L’idéal est de clôturer ses exercices au 31/12, puisque tout exercice décalé entraîne mécaniquement un retard dans la déclaration des CIR et, pour les PME, dans leur restitution.
- Bénéficier par anticipation des exonérations de cotisations URSSAF
Si l’entreprise est certaine de respecter les critères du statut JEI, il est préférable qu’elle applique directement les exonérations de charges URSSAF au fil de l’eau, ce qui lui permet de payer immédiatement des charges réduites et de ne pas impacter sa trésorerie.
Dans le cas contraire, elle devra s’acquitter de ses charges sociales en totalité et devra attendre l’année N+1 pour réclamer à l’URSSAF le remboursement des cotisations payées en trop, ce qui peut s’avérer long et fastidieux.
À PROPOS DE NÉVA
Fondé en 1995, NÉVA est un des plus anciens cabinets dédiés à la mise en œuvre du Crédit Impôt Recherche (CIR), du Crédit Impôt Innovation (CII) et du statut des Jeunes Entreprises Innovantes (JEI).
Cabinet à taille humaine, NÉVA assoit son succès sur l’expérience de son fondateur, Larry Perlade, mentor auprès de l’Incubateur HEC Paris à STATION F, qui s’implique personnellement auprès de chaque client, et sur la pluridisciplinarité de son équipe de professionnels très expérimentés : consultants scientifiques, experts-comptables, avocats fiscalistes, avocats en droit social, etc.
NÉVA en chiffres :
+890 MISSIONS RÉALISÉES START-UP & PME
+110M€ D’AIDES OBTENUES
99% DES DOSSIERS VALIDÉS